Automatische Indexierung (Admin)

Die automatische Indexierung in netfiles bietet Ihnen die Möglichkeit, Ordner und Dateien im netfiles Datenraum automatisch mit Indexnummern zu versehen.

Automatische Indexierung einschalten

Administratoren können die “Automatische Indexierung” in den Datenraum Einstellungen über einen Klick auf das Zahnrad-Symbol neben dem Datenraumnamen und danach unter dem Punkt „Indexierung” aktivieren.

Neuen Datenraum einrichten und Indexierung verwenden

Zum Anlegen eines Indexes im Datenraum und für weitere Beispiele lesen Sie bitte Index verwenden.

Durch die Aktivierung der “Automatischen Indexierung” werden neue Ordner oder Dokumente, die Sie im Dokumente Bereich anlegen, mit einem Index versehen.

Die Vergabe der Indizes richtet sich nach dem Upload-Datum. Für eine alphanumerische Sortierung nach Dateinamen, laden Sie die Dateien als Archiv gepackt hoch.

Hochgeladene Dokumente mit Index automatisch verteilen

Die Funktion “Dokumente, die bereits vor dem Upload einen Indexpunkt aufweisen, automatisch im Index einsortieren” ermöglicht Ihnen bereits indexierte Dateien hochzuladen und automatisch im richtigen Ordner einsortieren zu lassen.

Beispiel: Die Datei “1.7.2.1 Mietervertrag Mustermann AG Gebäude 1 12.07.2010” wird im Ordner mit dem Index 1.7.2 abgelegt. Ist eine Datei mit dem gleichen Namen vorhanden, wird eine neue Version der alten Datei erstellt. Wenn der Dateiname am Indexpunkt abweicht, wird der nächste freie Index gesucht und verwendet.

Dokumente automatisch verteilen

Laden Sie die Dokumente direkt per Drag & Drop hoch.

Bereiten Sie lokal mehrere Dateien vor und versehen Sie sie mit einem Index im Dateinamen
Ziehen Sie diese Dateien an eine beliebige Stelle im Datenraum

Existieren die Ordner entsprechend der Indizes der Dateien im Datenraum, werden die Dateien im entsprechenden Ordner einsortiert
Existiert dieser Ordner, es gibt aber bereits eine Datei mit diesem Index, wird der nächste freie Index gewählt

Verpacken Sie die indexierten Dateien in ein Zip-Archiv

Bereiten Sie lokal mehrere Dateien vor und versehen Sie sie mit einem Index im Dateinamen
Legen Sie die Dateien in einen Ordner, wählen Sie alle aus und verpacken Sie sie mit (Windows)“Rechtsklick > Senden an > Zip-komprimierter Ordner” Mac “Rechtsklick > Komprimieren”

Laden Sie die entstandene Zip-Datei in netfiles hoch, z.B. via Drag & Drop
Die Dateien werden entsprechend nach den oben beschriebenen Regeln im Datenraum verteilt
Beachten Sie, dass das Verhalten unterschiedlich ist, je nachdem ob die Dateien direkt in dem Archiv liegen oder in einem Unterordner verpackt sind. Für dieses Beispiel sind die Dateien direkt verpackt.

Index einfrieren

Ist die Option “Index einfrieren” in den Datenraum Einstellungen aktiviert, lassen sich Inhalte des Datenraums, die mit einem Index versehen sind, nicht mehr verändern. Ordner und Dateien, die ohne automatische Indexierung angelegt wurden, können weiterhin verändert werden.

Index Sortierung

Wenn Sie nachtäglich einem Ordner eine Indexnummer vergeben, in dem Sie den gewünschten Ordner anhaken und rechts unten auf “Eigenschaften” gehen und im folgenden Dialog den Haken bei “kein Index” entfernen und bei “Index” eine Nummer eintragen, dann können Sie hier festlegen in welcher Reihenfolge die Unterordner und Dokumente in diesem Ordner mit einer Indexnummer versehen werden. Zur Auswahl stehen:

Objekte nach Alphabet sortieren, für nachträglich erzeugten Index
Objekte nach Erstellungsdatum sortieren, für nachträglich erzeugten Index