Automatischer Benutzerabgleich mit einer xls Datei netfiles Enterprise Data Room Premium

Mit der Funktion “Automatischer Benutzerabgleich” in den Einstellungen der Enterprise-Umgebung können Sie Benutzer dieser automatisch deaktivieren. In diesem Artikel wird die Möglichkeit auf Basis einer xls-Datei einen automatischen Benutzerabgleich zu machen, beschrieben. Alternativ ist hier die Anleitung um Benutzer automatisch deaktivieren zu lassen, deren Zeitpunkt des letzten Logins weiter in der Vergangenheit liegt, als der von Ihnen definierte Zeitraum.

Erstellung der xls Datei

Zunächst benötigen Sie eine xls Datei, die alle E-Mail Adressen aller Benutzer der gesamten Enterprise-Umgebung enthält. Sie können sich eine Liste aller Benutzer erstellen lassen, wenn Sie in links unter „Verwaltung“ auf „Alle Benutzer” klicken und dann ganz rechts auf “Benutzer exportieren”.

Kopieren Sie den Spalteninhalt der Spalte “E-Mail” und fügen Sie sie in eine neue xls Datei ein. Filtern Sie nun alle Benutzer heraus, die Sie nicht mehr in der Enterprise-Umgebung haben möchten. Alle in dieser Liste vorkommenden Domains werden dann von netfiles als gültige Benutzer eingestuft.

xls Datei hochladen

Danach gehen Sie in die Enterprise Einstellungen und im folgenden Dialog in den Bereich „Automatischer Benutzerabgleich“ und laden hier die xls. Datei hoch.

 

Beim nächsten Abgleich (einmal täglich) werden die Benutzer in der Enterprise-Umgebung deaktiviert, die nicht mehr in der Liste vorkommen.

Einen deaktivierten Benutzer wieder aktivieren

Deaktivierte Benutzer sind mit einem Schild „deaktiviert“ gekennzeichnet. Im Bereich „Alle Benutzer“ können Sie sich durch den Filtern „Nur deaktivierte anzeigen“ ausschließlich deaktivierte Benutzer anzeigen lassen.

Haken Sie einen Benutzer in der Liste an und gehen Sie rechts auf „Eigenschaften“. Im folgenden Dialog können Sie unter „Optionen“ den Haken bei „Benutzer deaktivieren“ rausnehme und den Benutzer so wieder aktivieren.