Benutzerverwaltung (netfiles Enterprise, Data Room Premium)

Im Bereich “Verwaltung” können Enterprise Administratoren die Benutzerkonten der gesamten Enterprise Umgebung einsehen und verwalten. Dies gilt auch für die Benutzerkonten der Datenräume zu denen ein Enterprise Administrator keinen Zugang hat.

Bitte beachten Sie, dass die Datenräume innerhalb der Enterprise Umgebung jeweils eine eigene Gruppen- und Zugriffsrechteverwaltung haben.

Alle Benutzer

Hier werden alle Benutzerkonten der gesamten Enterprise Datenraumumgebung aufgelistet. In der Detailansicht eines Benutzers wird neben den Eigenschaften des Benutzerkontos auch aufgelistet, zu welchen Einzeldatenräumen dieser Benutzer Zugang hat.

Über die Filterfunktion oberhalb der Auflistung aller Benutzer können Sie sich folgende Benutzergruppen einzeln anzeigen lassen:

nicht eingeladene Benutzer: Hier ist das Benutzerkonto angelegt, aber die Einladung noch nicht versandt worden.
Unbestätigte Benutzer: Hier sind Benutzer aufgeführt, die noch keine Aktivierung ihres Benutzerkontos vorgenommen haben.
deaktivierte Benutzer: Der Enterprise Admin kann inaktive Benutzer deaktivieren und später bei Bedarf wieder aktivieren.
externe Benutzer: Hier sind Benutzer aufgelistet, deren E-Mail Adresse nicht aus einer unter „Einstellungen > Benutzeradministration > Interne E-Mail Domains“ eingetragenen Domäne ist. Für diese Benutzerkonten muss beim ersten Login zu netfiles nach der in “Verwaltung > Einstellungen > Benutzeradministration > Verifikationsintervall für externe E-Mail Adressen“ angegebenen Anzahl von Tagen die E-Mail Adresse durch einen Sicherheitscode bestätigt werden.

Enterprise Administratoren

Enterprise Administratoren können Datenräume anlegen, löschen, kopieren, Vorlagen für die Datenraumanlage erstellen und die grundlegenden Eigenschaften eines Datenraums ändern. Der Zugang zu den Inhalten eines Datenraums ist einem Enterprise Administrator nur möglich, wenn er ebenfalls als Benutzer dort angelegt ist.

In den „Eigenschaften“ eines Enterprise Administrators kann unter dem Punkt “Optionen” die Administrationsrechte auf Datenräume anlegen, kopieren und löschen eingeschränkt werden. Nur verantwortliche Enterprise Administratoren können Verträge sehen und ändern. Unter „Optionen“ kann dieses Recht auch anderen Enterprise Administratoren gegeben werden.

Projektadministratoren

Projektadministratoren sind die „Administratoren“ der einzelnen Datenräume. Sie haben keinen Zugriff auf die Enterprise Administration, wenn sie nicht gleichzeitig auch eine Enterprise Administrator sind.

Benutzer Administratoren

Können alle Benutzer der Enterprise Umgebung administrieren. Sie können die Benutzerinformationen aller Benutzer sehen und Änderungen vornehmen, Kennwörter zurücksetzen und Einladungen erneut zusenden, Benutzer löschen oder deaktivieren.

Persönliche Daten eines Benutzers ändern

Als Enterprise-Administrator können Sie die persönlichen Daten wie Namen, Firma, E-Mail-Adresse eines Benutzers ändern, indem Sie auf den Namen des Benutzers klicken oder ihn anhaken und auf „Eigenschaften“ in der rechten Funktionsleiste klicken.

Benutzer Einladung zusenden

Der Enterprise-Administrator kann Benutzer in einen Datenraum (erneut) einladen. Haken Sie den/die entsprechenden Benutzer an und klicken rechts auf “Einladung versenden”.

Kennwort zurücksetzen

Mit dieser Funktion können Enterprise-Administratoren einem Benutzer ein Link zum Kennwort zurücksetzen an dessen E-Mail-Adresse zusenden.

Benutzer löschen

Die Funktion „Benutzer löschen“ in der rechten Funktionsleiste löscht ein Benutzerkonto unwiderruflich aus allen Einzeldatenräumen der gesamten Enterprise Umgebung.

Benutzer deaktivieren

Sie können einen Benutzer auch temporär deaktivieren, indem Sie auf seinen Namen klicken und unter der Registerkarte “Optionen” den Haken setzen bei “Benutzer deaktivieren”. Dies können nur Enterprise-Administratoren auf Enterprise-Ebene. Während ein Benutzer deaktiviert ist, kann er sich nicht einloggen. Ein deaktivierte Benutzer verbraucht keine Benutzerlizenz in der Enterprise Umgebung.

Verantwortung übertragen

Als verantwortlicher Administrator können Sie mit dieser Funktion die Rolle an einen anderen Benutzer übertragen.

Benutzer exportieren

Mit dieser Funktion können Sie eine Excel Datei mit allen Benutzern erstellen.