Datenraumadministration (netfiles Enterprise, Data Room Premium)

netfiles Enterprise bietet eine zentrale Administration aller Datenräume Ihres Unternehmens. Unternehmensweite Sicherheits­richtlinien, Datenraum­einstellungen und ein einheitliches Erscheinungsbild entsprechend Ihrem Corporate Design, gelten in netfiles Enterprise für alle Datenräume. Eine datenraumübergreifende Benutzerverwaltung ermöglicht dabei mit nur einem Benutzerkonto den Zugang zu verschiedenen Datenräumen.

Nach dem Login sehen die Mitglieder der Benutzergruppe Enterprise Administratoren die Liste aller Datenräume. Datenräume in denen der Enterprise-Administrator kein Mitglied ist, werden ihm ausgegraut angezeigt.

In der linken Navigationsleiste sind folgende Bereiche wählbar:

Datenräume

Hier werden alle Datenräume verwaltet

Vorlagen

Hier können Vorlagen zum Erstellen von Datenräumen angelegt werden. Eine Standard-Vorlage zum Anlegen von Datenräumen ist bereits hinterlegt.

Vorlagen können in den Datenraumeinstellungen individuell angepasst werden.

Verwaltung

• Alle Benutzer : Hier sehen Sie alle angelegten Benutzer
• Enterprise-Admins: Nur Enterprise Administratoren legen neue Datenräume an und verwalten diese übergeordnet zu den Projekt-Administratoren. Sie sehen auch Datenräume, auf die sie keinen Zugriff haben (diese sind für den Enterprise-Admin ausgegraut). Enterpise-Admins sehen die Inhalte dieser Datenräume nicht, können aber die Informationen zu den Benutzerkonten einsehen.
• Projekt-Admins: Sind die Administratoren der einzelnen Datenräume/Projekte.
• Benutzer-Admins: Können alle Benutzer der Enterprise Umgebung administrieren. Sie können die Benutzerinformationen aller Benutzer sehen und Änderungen vornehmen, Kennwörter zurücksetzen und Einladungen erneut zusenden, Benutzer löschen oder deaktivieren.

 Information

• Aktivitätsprotokolle: Hier können Sie das gesamte Aktivitästprotokoll herunterladen oder sich Monatsprotokolle anzeigen lassen oder ebenfalls herunterladen.
• Meine Loginaktivität: Hier sehen Sie eine Übersicht über Ihre Login-Aktivität. In dieser Liste werden alle Anmeldungen im netfiles Benutzerkonto protokolliert.
• Datenraum-Reporte: Hier können Sie eine Kostenstellenbericht und eine aktuelle Datenraumliste herunterladen, zu dem stehen Ihnen die Reporte auch monatlich zur Auswahl zur Verfügung.

Über die rechte Funktionsleiste können Enterprise Administratoren folgende Aktionen ausführen:

• Datenraumzugang: Eine vorher angehakten Datenraum betreten.
• Einladung annehmen: Hier können Sie den Zugriff bei Einladung (durch einen Administrator) zu einem neuen Datenraums annehmen.
• Einladung ablehnen: Hier lehnen Sie den Zugriff, nach Einladung durch einen Administrator, in einen neuen Datenraum ab.
• Zugang beenden: Ihr Benutzerzugang wird aus den markierten Datenräumen entfernt, um wieder Zugriff zu bekommen, muss Sie ein anderer Administrator wieder einladen.

DATENRÄUME

Neuer Datenraum

Hier kann ein neuer, leerer Datenraum, ohne Benutzer und Dateien erstellt werden. Der Name, die Anzahl der Benutzer und die Höhe des Speicherplatzes sind Pflichtangaben. Die „Anzahl Benutzer“ und der „Speicherplatz“ sind dabei die von den Administratoren des Datenraums maximal verwendbaren Werte. Diese können über die Eigenschaften eines Datenraums jederzeit geändert werden. Zur Anlage eines neuen Datenraums können Sie hier die Datenraum-Vorlagen verwenden, die Sie vorher über den Punkt „Vorlagen“ in der linke Funktionsleiste erstellt haben.

Bearbeiten

Die Datenraumeinstellungen können hier nach Auswahl eines Datenraums bearbeitet werden

Duplizieren

Hier können Sie einen bestehenden Datenraum kopieren. Es kann gewählt werden, ob folgende Details mit kopiert werden sollen:

• Ordnerstrukur (wird immer mit kopiert)
• Inhalte (Dokumente)
• Gruppen
• Benutzer
• Zugriffsrechte

Endgültig löschen

Sperrt den Zugang zum Datenraum mit sofortiger Wirkung. Die Daten des Projekts werden nach 14 Tagen unwiderruflich gelöscht.

INFORMATIONEN

Eigenschaften

Durch anhaken eines Datenraums und ein Klick auf “Eigenschaften” sehen Sie die grundlegenden Informationen zu diesem Datenraum wie z.B. Speicherplatz, Benutzeranzahl, Kostenstelle und die verwendete Vorlage. Werden beispielsweise für ein Datenraum weitere Benutzer benötigt, lassen sich diese hier freischalten.

Download aktuelle Datenraumliste

Hier können Sie eine Excel List herunterladen, die alle Datenräume Ihrer Enterprise Datenraumumgebung enthält