Dokumentgenehmigung / Freigabe-Workflow (Admin)
Die Funktion “Dokumentgenehmigung” ermöglicht einen Freigabe-Workflow für neu im Datenraum gespeicherte Dokumente. Ist der Status „Dokumentgenehmigung“ für einen Ordner aktiv geschaltet, werden neue Dokumente erst nach einer Freigabe im „Vier-Augen-Prinzip“ für andere Benutzer sichtbar.
Als Administrator aktivieren Sie die Funktion “Dokumentgenehmigung” in den Einstellungen unter „Dokumente”.
Die Dokumentgenehmigung kann für jeden Ordner und dessen Unterordner optional aktiviert werden.
Administratoren gehen hier zu unter “Dokumente” auf den entsprechenden Ordner und dann auf “Eigenschaften” in der rechten Funktionsleiste. Bei dem sich öffnenden Fensters kann der Administrator eine Gruppe “Genehmigt durch:…” auswählen. Die Mitglieder der hier ausgewählten Benutzergruppe können in der Folge alle neu zu diesem Ordner hinzugefügten Dokumente genehmigen. Bitte beachten Sie, dass hier nur Benutzergruppen aufgeführt werden, die Editorrechte (Anzeigen, Up- und Download, Ändern und Löschen) auf diesen Ordner besitzen!
Ordner, bei denen die Dokumentgenehmigung aktiviert worden ist, werden mit einem Ausrufezeichchen-Symbol gekennzeichnet.
Dokumente, die in diese Ordner hochgeladen werden, sind für Betrachter (Zugriffsrecht Anzeigen und Download) so lange nicht sichtbar, bis Sie genehmigt wurden. Noch nicht genehmigte Dokumente werden für Administratoren und berechtigten Benutzern mit einem Ausrufezeichen-Symbol gekennzeichnet.
Mitglieder der Benutzergruppe die für die Genehmigung ausgewählt wurden erhalten automatisch eine Benachrichtigung, wenn neue Dokumente zur Genehmigung in den Datenraum eingestellt werden. Einen Überblick über die noch zu genehmigenden Dokumente erhalten sie im Bereich Listen unter „Zu genehmigen“.
Die Genehmigung der Dokumente kann sowohl in der Dokumentvorschau
als auch im Bereich “Dokumente” erfolgen. Haken Sie das entsprechendes Dokument an und gehen danach auf “Eigenschaften” in der rechten Funktionsleiste. In dem neu geöffneten Fenster setzen Sie den Haken bei “Genehmigt”.
Genehmigte Dokumente werden mit einem grünen Haken gekennzeichnet und sind nach der Genehmigung für andere Mitglieder der Datenraums, die ein Zugriffsrecht auf diesen Ordner haben, sichtbar.
Die E-Mail Benachrichtigung über neue Dokumente erfolgt in Ordnern für die eine Genehmigung bei neuen Dokumenten erforderlich ist, erst nachdem das Dokument als “genehmigt” markiert wurde.
