Geteilte Annotationen (Kommentare) zu Dateien erstellen
In netfiles haben Sie die Möglichkeit, geteilte Annotationen zu Dateien zu erstellen. Geteilte Annotationen sind Kommentare, Anmerkungen bzw. Markierungen in Dokumenten, die Sie für sich selbst und alle anderen Benutzer, die diese Dokumente sehen können erstellen.
Öffnen Sie unter “Alle Dokumente” das gewünschte Dokumente und wählen Sie oben im Menü in der Mitte “Geteilte Annotationen” (Stift Symbol mit Männchen) aus.
Danach gehen Sie oben rechts auf den Stift mit Strich.
Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten, um Annotationen zu verfassen.
- Freies Zeichnen und Text markieren
- Stempel (es können auch eigene Stempel erstellt werden)
- Notizen (Notizzettel mit Icon)
- Text
- Linien, Pfeile etc.
Erstellte Annotationen werden automatisch nach wenigen Sekunden gespeichert. Ebenfalls erfolgt eine Speicherung Ihrer erstellen Annotation beim Schließen des Dokuments.
Eine Übersicht über Ihrer erstellten Annotationen erhalten Sie links, wenn Sie auf “Miniaturen” klicken und dann auf “Annotationen” gehen.
In der Übersicht der “Annotationen” sehen Sie das Erstellungsdatum und können Annotationen im Bedarfsfall löschen.
Wenn Sie die Datei mit den Annotationen herunterladen möchten, klicken Sie auf den unteren Download Pfeil in der oberen, rechten Ecke. Benutzen Sie den Download Pfeil neben dem Schließen X wird die Datei ohne Annotationen heruntergeladen. Bitte beachten Sie, dass ein Download nur möglich ist, wenn Ihnen vom Administrator des Datenraum ein entsprechendes Zugriffsrecht erteilt wurde.
Administratoren können in den DatenraumEinstellungen unter „Vorschau & Wasserzeichen > Geteilte Annotationen” die Funktion für den Datenraum an- bzw. ausschalten.
Bitte beachten Sie:
Wenn die Funktion “XLS Dateien in navigierbarer Voransicht öffnen” im netfiles Datenraum aktiviert ist, können keine geteilten “Annotationen” in Excel Dateien erstellt werden.
Wenn zusätzlich zu den Annotationen Bereiche im Dokument geschwärzt werden müssen, dann nehmen Sie bitte die Schwärzungen zuerst vor. Bei Schwärzungen wird eine neue Version des Dokuments erstellt. Wenn zuerst geschwärzt wird, kann sicher gestellt werden, dass die Annotationen nicht verloren gehen.
Geteilte Annotationen sind vorerst nicht in der mobilen netfiles App verfügbar.
