Gruppenetiketten

Neben persönlichen Etiketten bietet netfiles auch die Möglichkeit, dass man benutzerübergreifende Gruppenetiketten vergeben kann. So lassen sich innerhalb einer Benutzergruppe, z.B. “Finanzen” oder “Interessent A” Etiketten definieren, um damit Dateien und Ordner besonders zu kennzeichnen.

Voraussetzung ist die Aktivierung der Option Gruppenetiketten in den Datenraum-Einstellungen durch einen Administrator.

Gruppenetiketten einschalten (Admin)

Die Funktion “Gruppenetiketten” muss von einem Administrator des Datenraums in “Verwaltung > Einstellungen > Dokumente” aktiviert werden.

Benutzer können dann gruppenspezifische Etiketten auf Dokumente und Ordner anwenden. Sichtbar sind diese Etiketten für alle anderen Benutzer in einer ausgewählten Benutzergruppe.

Administratoren können Gruppenetiketten nur für die Gruppe der Administratoren und für alle Benutzer des Datenraums, nicht spezifisch für eine Benutzer Gruppe erstellen.

Anwendung der Gruppenetiketten

Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente, machen Sie auf einen der gewählten Dokumente eine Rechtsklick, wählen Sie “Etiketten” und eine Benutzergruppe aus und danach das gewünschte Etikett. Alternativ gibt es auch in der rechten Menüleiste den Reiter “Etiketten”.

Informationen über ein Etikett bekommen Sie, in dem Sie einfach mit dem Mauszeiger kurz auf dem Etikett bleiben.

Suchen nach Etiketten

Genau wie bei persönlichen Etiketten, können Sie sich Dateien, die mit Gruppenetiketten versehen sind, schnell und einfach über die Liste “Etiketten” in der linken Navigationsleiste anzeigen lassen. Wählen Sie in den Dropdown-Menüs der Kopfzeile die Benutzergruppe und das entsprechende Etikett aus:

Beschriftung der Etiketten ändern

Mitglieder einer Benutzergruppe können die Beschriftung der Etiketten einer Benutzergruppe, z.B. “Wichtig”, “Zu bearbeiten” usw. ändern. Dazu muss der Administrator den einzelnen Benutzern gestattet haben, alle Benutzer aus gemeinsamen Gruppen oder alle Benutzer aus allen Gruppen zu sehen. Sie können dieses Recht in „Gruppen und Benutzer” überprüfen bzw. einrichten. Wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie rechts in der Funktionsleiste auf “Eigenschaften”. Ein Dialog öffnet sich. Hier können Sie unter „Optionen“ die Einstellung “Sichtbarkeit andere Benutzer” einstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Sichtbarkeit von Benutzern.

Zur Änderung der Beschriftung von Gruppenetiketten klicken Sie in der linken Funktionsleiste auf “Gruppen und Benutzer”, wählen Sie eine Benutzergruppe aus und klicken Sie in der rechten Funktionsleiste auf “Eigenschaften > Etiketten”. Nun können Sie die Beschriftung der Etiketten beliebig ändern.