Verifikation von externen E-Mail Adressen (netfiles Enterprise, Data Room Premium)

Als netfiles Enterprise Administrator können Sie in den Datenraum Einstellungen und unter “Benutzeradministration” ein Verifikationsintervall für externe E-Mail Adressen vorgeben.

Ist diese Funktion aktiviert müssen die E-Mail Adressen externer Benutzer regelmässig verifiziert werden. Ohne gültige Verifikation ist es diesen Benutzern nicht möglich, den Datenraum zu nutzen.

Durch diese Sicherheitsfunktion können Sie vermeiden, dass sich externe Benutzer (z.B. Mitarbeiter eines Partnerunternehmens) nach einem längeren Zeitraum weiter im netfiles Datenraum anmelden können.

Nach Auswahl eines Intervalls (30, 60, 90, 120, 180 Tage) müssen Benutzer, die keine interne E-Mail Domain verwenden, nach dem vorgegeben Zeitintervall, beim Login zu netfiles zunächst ihre E-Mail Adresse verifizieren. Diese Zeit ist unabhängig des Zeitpunkt des letzten Logins. “Externe Benutzer” sind alle Benutzerkonten in denen eine E-Mail-Adresse verwendet wird, die nicht zu den in „Interne E-Mail Domains“ angegebenen Domains gehört.

Unter “Verwaltung > Alle Benutzer” werden die entsprechenden Benutzer mit “Verifikation ausstehend” mit „Extern“  markiert. Auch in den Exportlisten „Benutzer“ wird ein entsprechender Hinweis aufgeführt.

Externen Benutzern wird beim ersten Loginversuch nach der eingestellten Anzahl Tage („Verifikationsintervall“) von netfiles automatisch ein Sicherheitscode an die E-Mail Adresse gesandt, die im Benutzerkonto hinterlegt ist. Nach dem Login sehen die Benutzer folgendes Fenster:

Automatische E-Mail von netfiles mit Sicherheitscode:

Nach Eingabe des Sicherheitscodes wird der Benutzer in den Datenraum weitergeleitet.

In jedem Verifikationsintervall ist die korrekte Eingabe des Sicherheitscodes zur Verifikation der E-Mail Adresse ist nur einmalig erforderlich.