Versionierung von Dokumenten

netfiles unterstützt Sie bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten mit umfangreichen Funktionen zum Dokumentenmanagement.

Bei der Onlinebearbeitung von Office Dokumenten oder Textdokumenten wird über die Funktion “Bearbeiten” automatisch eine temporäre Arbeitskopie erstellt (“check-out“). Bei lokal auf Ihrem PC erstellten Dokumenten aktivieren Sie die Versionierung zu einem Dokument durch “Upload” einer gleichnamigen Datei oder mit der Funktion “Upload neue Version“.

In der Dateiübersicht eines Ordners sehen Benutzer mit Änderungs- und Downloadrechten nun ein entsprechendes Icon (z.B. V 03) neben dem Dateinamen.

Während der Bearbeitung ist die temporäre Arbeitskopie vor versehentliches Bearbeiten durch andere Benutzer als den Versionsbesitzer schreibgeschützt. Durch Klicken auf das “Versions-Icon” oder auf “Arbeitskopie” wechseln Sie in die Versionshistorie eines Dokuments.

Wenn Sie die online modifizierte oder als “neue Version” hochgeladene Arbeitskopie für alle anderen Benutzer freigeben möchten (“check-in”), wählen Sie die Funktion “Arbeitskopie freigeben“.

Benutzer mit Änderungsrecht können an dem aktualisierten Dokument weiterarbeiten. Benutzer ohne Änderungsrecht bekommen nun ausschliesslich diese neueste Version bereitgestellt.
Ergänzend zu dem bisher beschriebenen Vorgehen steht Ihnen im Dialog “Eigenschaften” zu einem Dokument noch der “Status” zur Verfügung:

• Setzen Sie den Status auf “in Bearbeitung” um eine Arbeitskopie zu erzeugen und das Dokument zu kennzeichnen (“check-out”).
• der Status “geschützt” (Schreibschutz) verhindert jegliche Veränderungen an dem Dokument auch durch Benutzer mit Änderungsrecht.