Zugriff für bestimmte Unterordner freigeben (Variante 1) (Admin)

Sie möchten einem Benutzer den Zugriff auf zwei bestimmte Unterordner geben, den Rest des Datenraums soll nicht sichtbar sein.

Hier ist wichtig, dass Sie für den Benutzer zuerst eine eigene Benutzergruppe erstellen. Eine neu erstellte Benutzergruppe hat noch keine Zugriffsrechte auf Ordner.

In diesem Beispiel soll ein Benutzer Zugriff auf zwei Unterordner  in dem Ordner “Finanzen” bekommen.

1. Benutzergruppe erstellen

Über “Verwaltung” und “Gruppen & Benutzer” in der linken Spalte können Sie eine neue Gruppe erstellen, in dem Sie rechts auf “Neue Gruppe” klicken. Legen Sie in der Gruppe einen neuen Benutzer an, rechte Spalte “Neuer Benutzer”. Alternativ können Sie auch einen bereits angelegten Benutzer dieser Gruppe zu weisen, rechte Spalte “Zu Gruppe hinzufügen” oder wenn Sie den Benutzer in “Alle Benutzer” auswählen für diesen direkt eine Gruppe bilden, rechte Spalte “Gruppe bilden”.

2. Unterordner freigeben

Haken Sie die freizugebenden Unterordner in der Dokumenten Übersicht an und gehen Sie danach auf “Zugriffsrechte” in der rechten Spalte.

Wählen Sie das passende Zugriffsrecht aus und bestätigen Sie mit „Zugriffsrechte Speichern”.

3. Überordner freigeben

Damit der Benutzer zu den freigegebenen Unterordnern hin navigieren kann, muss auch eine Zugriffsrecht für den übergeordneten Ordner vergeben werden.

Bitte achten Sie drauf im Zugriffsrechte Dialog folgendes aus zu wählen: “nur für aktuellen Ordner ändern”

Falls es mehrere übergeordnete Ordner gibt, muss dieser Schritt jeweils für den höheren Ordner durchgeführt werden.

4. Ergebnis überprüfen

Um sicherzugehen, dass Sie die Zugriffsrechte korrekt vergeben haben, gehen Sie links auf “Gruppen & Benutzer” und haken Sie die entsprechende Gruppe an und gehen danach rechts auf “Zugreifbare Dokumente”.

Mit dieser Funktion können Sie sehen, was der Benutzer dieser Gruppe sehen kann, wenn er sich im Datenraum anmeldet.

Beachten Sie, dass ab jetzt Ordner und Dokumente, die Sie direkt unter den übergeordneten Ordnern neu anlege, die Rechte des übergeordneten Ordners erhalten. Aus diesem Grund ist es einfacher, die Ordnerstruktur im Vorhinein anzulegen.

Alternativ kann dieser Anwendungsfall auch so gelöst werden, dass Sie dem Benutzer zuerst auf alle Dokumente Zugriff erteilen und danach alle Dokumente sperren, die er nicht sehen soll: Zugriff für bestimmte Unterordner freigeben (Variante 2)