Benutzer anlegen (Admin)

Bitte beachten Sie, dass nur Administratoren und Gruppenadministratoren Benutzer anlegen und verwalten können!

Nachdem Sie im ersten Schritt Gruppen gebildet haben, können Sie nun Benutzer anlegen. Klicken Sie auf die entsprechende Gruppe und wählen Sie die Funktion “Neuer Benutzer” in der rechten Funktionsleiste.

Geben Sie im folgenden Dialog mindestens den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail Adresse des neuen Benutzers ein.

Zusätzlich können Sie hier:

• Einstellen, ob der Benutzer andere Benutzer des Datenraums sehen darf.
• Einen kurzen Nachrichten-Text zur Einladung hinzufügen
• Festlegen, ob die Einladung jetzt oder später versendet werden soll.
• Sich anstatt der Einladung per E-Mail einen Einladungs-Link erstellen lassen, den Sie dem neuen Benutzer auf anderem Wege zukommen lassen können.

Nach Bestätigung des Dialogs erhält der neue Benutzer automatisch eine E-Mail zur Aktivierung seines netfiles Zugangs. Dieser Link ist 14 Tage lang gültig, sofern das Benutzerkonto nicht vorher manuell gelöscht wird.

Als Administrator können Sie die Gültigkeitsdauer des Einladungs-Links mit Klick auf das Zahnrad > Benutzer > Gültigkeitsdauer der Einladung einstellen. Voreingestellt sind 14 Tage und Sie können zwischen 1, 7, 14, 30 und 90 Tage wählen.

Durch Aktivierung der Option “Einladungs-E-Mail später versenden” können Sie Benutzer auch erst zu einem späteren Zeitpunkt in den Datenraum einladen, z.B. wenn Sie den Datenraum komplett eingerichtet und alle Dokumente hochgeladen haben.

Die Zugriffsrechte auf Ordner und Dateien legen Sie anschliessend im Bereich Dokumente fest.

• Zugriffsrechte
• Sichtbarkeit von Benutzern untereinander
• Benutzer anlegen und später einladen

Administratoren können auch mehrere Benutzerkonten gleichzeitig über eine Excel Liste in den netfiles Datenraum importieren.