Zugriffsrechte (Admin)
Für jeden Ordner/Dokument im netfiles Datenraum können detaillierte Zugriffsrechte gesetzt werden. Zugriffsrechte werden aus Gründen der Sicherheit und Handhabung immer nur auf Gruppen und nicht auf einzelne Benutzer vergeben.
Für das Setzen der Zugriffsrechte wählen Sie im Bereich “Dokumente” einen oder mehrere Ordner aus und klicken anschliessend auf “Zugriffsrechte” in der rechten Funktionsleiste.
netfiles unterscheidet vier verschiedene Arten von Zugriffsrechten:
- Kein Zugriff (Voreingestellt)
- Nur Anzeigen
- Download geschütztes PDF
- Anzeigen und Download
- Anzeigen, Up- Download, Löschen und Ändern
Im folgenden Dialog können Sie nun die Zugriffsrechte für einzelne Benutzergruppen auf den ausgewählten Ordner festlegen. In diesem Beispiel geben wir der Gruppe “Anwälte” Schreibrecht und der Gruppe “Mayer AG” das Recht nur ansehen auf den Ordner “Finanzen”.
Für Benutzergruppen, bei denen Änderungen durchgeführt wurden, wird das Häkchen in der rechten Spalte automatisch aktiviert. Dies bedeutet, dass für diese Gruppe eine Änderung gespeichert wird. Der Haken bei “rekursiv für alle ausgewählten Gruppen ändern” ist standardmäßig aktiviert und braucht nur deaktiviert zu werden, wenn Sie eine komplexere Rechtevergabestruktur umsetzen müssen.
- nur für aktuellen Ordner ändern = die gewählten Zugriffsrechte werden nur für den gewählten Ordner ohne Unterordner geändert.
- rekursiv für alle ausgewählten Gruppen ändern = die gewählten Zugriffsrechte werden für die gewählte(n) Gruppe(n) und den gewählten Ordner inklusive alle Unterordner geändert
- rekursiv für alle Gruppen ändern = die gezeigten Zugriffsrechte werden für alle Gruppen für den gewählten Ordner inklusive Unterordner geändert.
Sie haben die Möglichkeit sich entweder “Alle Gruppen” oder “Gruppen mit Zugriffsrechten” anzeigen zu lassen.
Zugriffsrechte können auch für mehrere Ordner gleichzeitig gesetzt werden. Bitte beachten Sie dabei, dass ursprünglich unterschiedlich eingestellte Zugriffsrechte dabei überschrieben werden können (siehe Warnhinweis im gelben Dreieck).
Überprüfen von Zugriffsrechten
Über die Funktion “Zugreifbare Dokumente” im Gruppen- und Benutzerbereich können Sie die Zugriffsrechte für Gruppen und Benutzer überprüfen.
Im Bereich “Dokumente” wird neben den Ordner ein kleines, graues Icon (zwei Menschen) angezeigt. Wenn Sie über diese Icon mit der Maus drüber fahren, bekommen Sie die Zugriffsrechte für diesen Ordner angezeigt.
In den Benutzereinstellungen können Sie festlegen, ob Benutzer mit dem Recht “Anzeigen, Up-Download, Löschen & Ändern = editier Recht” ebenfalls Zugriffsrechte auf Ordner ändern können.
Ebenfalls in den Benutzereinstellungen können Sie unterbinden, dass Benutzer mit Zugriffsrecht „Anzeigen, Up- Download, Löschen und Ändern“ Dateien in den Papierkorb verschieben können.
