Datenraum Export / Archiv (Admin)
Administratoren können im Bereich „Information” unter dem Punkt „Datenraumexporte” ein Archiv des Datenraums erstellen.
Der Umfang der Archivkopie lässt sich folgendermaßen anpassen:
Sie können auswählen, ob alle oder nur ein Ordner archiviert werden und Sie können das Archiv ausserdem auf die Sicht eines Benutzers im Datenraum einschränken.
Weiter können Sie festlegen, welche Listen im Archiv enthalten sind (Benutzerliste, Datenraumindex kurz/erweitert, Aktivitätsprotokoll). Wenn nur ein Ordner archiviert wird, enthält das Archiv nur den Index.
Sie können zwischen deutscher und englischer Sprache wählen und ob Sie den Export als ZIP-Datei verschlüsselt bekommen möchten (das Kennwort wird Ihnen per E-Mail mitgeteilt.)
In dem Tab “Erweitert” gibt es die Möglichkeit den “Umfang” zu wählen. Sie können nur die Ordnerstruktur (ohne Dokumente) oder den ganzen Inhalt zu archivieren. Zudem können Sie sich entscheiden, ob Sie nur die aktuelle Version der Dateien oder alle Versionen exportieren möchten.
In dem Tab “Empfänger” können Sie anderen Benutzern Zugriff auf das Archiv geben. netfiles protokolliert revisionssicher, wann das Archiv erstellt wurde, wer Zugriff hatte und wann es heruntergeladen wurde.
Außerdem können Sie zum Archiv eine unterschriebene Konformitätserklärung erstellen lassen. Diese hängt der E-Mail mit den Informationen zur Archivierung als PDF an. Entweder geben Sie eine Adresse für den Briefkopf ein oder Sie lassen die allgemeine Formulierung “An die Empfänger des Archivs” anzeigen. Es steht Ihnen hier eine „Vorschau“ zur Verfügung.
Der Export erfolgt im Hintergrund und kann einige Zeit dauern. Sie werden eine E-Mail mit dem Betreff “Export netfiles Datenraum…” bekommen sobald er abgeschlossen ist. Diese E-Mail enthält alle Informationen zur Archivierung, so wie die SHA256 Prüfsumme mit kurzer Anleitung zum Prüfen. Die Konformitätserklärung als PDF hängt dieser E-Mail ebenfalls an, wenn Sie diese mit ausgewählt haben. Gegebenenfalls wird in dieser Nachricht auch das Archivpasswort angezeigt.
Den Download Link zu Ihrem Export finden Sie unter „Datenraumexporte“ aufgelistete nach Datum.
Für das Entpacken der Exportdatei empfehlen wir die kostenlose Open Source-Software 7-Zip für Windows. Weitere Hilfe zur Verwendung von 7-Zip finden Sie auch hier.
Wenn Sie den Export zur rechtsverbindlichen Archivierung durch die netfiles GmbH benötigen, können Sie den Gesamtexport der Datenrauminhalte bei uns in Auftrag geben. Wenden Sie sich dazu an sales@netfiles.com.
